8 tính năng của Google Suite cũ(Google Workspace) mà doanh nghiệp yêu thích - Phần 2

Để tiếp nối 7 tính năng của Google Suite cũ(Google Workspace) Mắt Bão ra thêm Phần 2:

>>>Xem: 7 tính năng của Google Suite cũ(Google Workspace) mà doanh nghiệp yêu thích - Phần 1 <<<

1. Thêm các dịch vụ bổ sung vào tài khoản G Suite của bạn

Theo mặc định, bạn chỉ nhận được một số lượng ứng dụng hạn chế trong tài khoản G Suite của mình, đặc biệt nếu bạn đã đăng ký g suite gói cơ bản.

Xem thêm tại:

• Tài khoản G Suite cũ tạm ngưng - Cách xử lý vấn đề

• Tạo Địa chỉ Email Doanh nghiệp bằng Google Workspace

• G Suite là gì? Cách G Suite Google chinh phục người dùng

Tuy nhiên, có thể đến lúc bạn muốn có các ứng dụng và tính năng bổ sung mà không đăng ký một gói hoàn toàn mới. Rất may, bạn có thể làm điều đó một cách dễ dàng trong Google Suite. 

Tất cả những gì bạn phải làm là vào bảng quản trị của mình và điều hướng đến trang 'Thêm dịch vụ mới'. 

Tại đây, bạn có thể chọn từ nhiều ứng dụng và dịch vụ bảng giá email google (cả trả phí và miễn phí) – và chỉ cần thêm ứng dụng và dịch vụ đó vào tài khoản của mình.

Bạn có thể nhận được các dịch vụ như:

• Google Analytics.

• Kho tiền của Google. 

• Tìm kiếm trên đám mây của Google.

• Bộ nhớ Google Drive.

• YouTube.

• Người viết blog.

… và nhiều hơn nữa. 

Các dịch vụ này có thể được kích hoạt cho bao nhiêu người dùng tùy thích. 

2. Ứng dụng đáp ứng di động và không có quảng cáo hoạt động ngoại tuyến

Lợi ích lớn nhất của việc sử dụng google suite là gần như mọi ứng dụng bạn sử dụng trên PC/Máy tính xách tay trong trình duyệt của mình – cũng hoạt động trên thiết bị di động. 

Không quan trọng bạn có điện thoại nào. Cho dù đó là iPhone hay điện thoại thông minh Android, đều có các ứng dụng google suite dành cho thiết bị di động chất lượng cao, cực kỳ bóng bẩy và được thiết kế đẹp mắt dành cho cả hai loại điện thoại. 

Điều này mang lại cho bạn lợi ích bổ sung là có thể thực hiện công việc từ xa bất kể bạn đang ở đâu và bạn đang sử dụng PC nào. 

Ngoài ra, bạn cũng không cần cài đặt bất kỳ ứng dụng nào trên PC để có đầy đủ chức năng. Tất cả phần mềm, đặc biệt là Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày đều có sẵn trực tuyến. 

Và nếu bạn không có PC, bạn có thể nhanh chóng chuyển sang làm việc trên máy tính bảng. Và nếu chỉ có điện thoại, bạn có thể dễ dàng cài đặt các ứng dụng cần thiết (bao gồm cả bảng điều khiển quản trị G Suite) và bắt đầu làm việc. 

Ồ vâng, chúng tôi đã đề cập rằng tất cả các ứng dụng G Suite trong bảng giá email google đều không có quảng cáo phải không?

3. Trang tổng quan bảo mật cho bạn biết mức độ an toàn của môi trường G Suite của bạn

Theo thời gian, môi trường G Suite của bạn sẽ mở rộng để bao gồm nhiều người dùng hơn, nhiều email hơn và nhiều tệp hơn. Do đó, bạn sẽ muốn biết mức độ an toàn của người dùng và dữ liệu G Suite của mình. 

Vì vậy, G Suite cung cấp cho người dùng bảng điều khiển bảo mật. 

Trong trang tổng quan bảo mật của mình, bạn có thể giám sát toàn bộ tài khoản G Suite của mình và theo dõi mọi hành vi xâm phạm bảo mật mà bạn có thể gặp phải. Lợi ích của việc này là bạn sẽ biết khu vực nào trong tài khoản G Suite của mình bị xâm phạm – và cần bảo mật bổ sung. 

Dưới đây là một số ví dụ về loại báo cáo mà Trang tổng quan bảo mật của G Suite có thể cung cấp cho bạn:

• Có bao nhiêu thư rác, phần mềm độc hại và email doanh nghiệp google lừa đảo đã được gửi tới người dùng trong tài khoản G Suite của bạn. 

• Có bao nhiêu lần thử mật khẩu không thành công đã được thực hiện cho một tài khoản cụ thể. 

• Có bao nhiêu hoạt động đang được thực hiện từ các thiết bị bị xâm nhập, chẳng hạn như iPhone đã bẻ khóa hoặc Android đã root

… và nhiều hơn nữa. 

 Nói chung, Bảng điều khiển bảo mật bao gồm hơn 10 báo cáo có sự cố mà bạn có thể sắp xếp theo ngày, tuần và tháng. 

Sau khi tìm thấy các mối đe dọa bảo mật, bạn có thể thực hiện hành động từ trong bảng điều khiển. Ví dụ: bạn có thể xóa tin nhắn rác, tắt chia sẻ tệp và bật 2FA (Xác thực 2 yếu tố) cho người dùng của mình. 

4. Khả năng gán cho người dùng các vai trò khác nhau

Nếu cảm thấy việc quản lý môi trường G Suite chiếm quá nhiều thời gian của mình, bạn có thể ủy quyền một số nhiệm vụ liên quan đến G Suite, bảng giá email google cho các đồng nghiệp khác trong công ty mà bạn tin tưởng.

Có hai cách bạn có thể chỉ định vai trò cho người dùng:

• Vai trò được xác định trước: Trong bảng quản trị của bạn, bạn sẽ thấy rằng một số vai trò nhất định đã có sẵn mà bạn có thể chỉ định.

• Vai trò tùy chỉnh: Bạn có thể tạo vai trò tùy chỉnh cho người dùng để cấp cho họ quyền truy cập vào các tính năng chính xác mà bạn muốn. 

Nếu muốn cấp cho người dùng toàn quyền kiểm soát môi trường G Suite của mình, thì bạn có thể cấp cho họ vai trò Quản trị viên cấp cao. 

Nếu bạn muốn cấp cho người dùng quyền kiểm soát một tổ chức hoặc nhóm nhất định, bạn có thể cấp cho họ vai trò Quản trị viên nhóm. 

Và tương tự, các vai trò khác như Quản trị viên người dùng, Quản trị viên dịch vụ, Quản trị viên thiết bị di động, v.v. đều có sẵn theo mặc định để bạn có thể ủy thác các nhiệm vụ quản lý cho nhân viên của mình một cách an toàn mà không cần trao cho họ quá nhiều quyền kiểm soát đối với tài khoản G Suite của bạn. 

Và nếu bạn muốn cấp cho người dùng một vai trò chưa được xác định trước, bạn có thể gán cho họ các đặc quyền tùy chỉnh.

Trong đặc quyền tùy chỉnh, bạn có thể cho phép người dùng thực hiện một số hành động nhất định và hạn chế họ thực hiện những hành động khác. 

Ví dụ: bạn có thể cung cấp cho người dùng khả năng tìm kiếm và xuất dữ liệu trong Google Vault, nhưng hạn chế họ giữ dữ liệu hoặc xem báo cáo kiểm tra. 

Đó là mức độ linh hoạt mà bạn có được trong G Suite khi chỉ định vai trò cho người dùng.

5. Tính minh bạch về quyền truy cập cho người dùng Doanh nghiệp (hiển thị những hành động mà nhân viên Google thực hiện với dữ liệu của bạn)

Khi nói đến việc giám sát hoạt động của người dùng, không có công cụ nào làm việc đó tốt hơn G Suite của Google. Trong một vài cú nhấp chuột, bạn có thể tìm ra ai đang nhập email nào, chia sẻ tệp nào và thay đổi cài đặt nào.

Nhưng bạn có biết rằng nếu bạn là người dùng doanh nghiệp, bạn cũng có thể theo dõi những hành động mà Nhân viên Google đang thực hiện với dữ liệu của bạn?

Đúng rồi. 

Bất kỳ hành động nào mà Google thực hiện với dữ liệu của bạn, bạn đều có thể thấy hành động đó trong nhật ký của mình.

Thông tin đầy đủ bạn nhận được là:

• Dữ liệu mà hành động được thực hiện

• Chi tiết về hành động nào đã được thực hiện – và khi nào.

• Lý do tại sao hành động được thực hiện.

• Thông tin về nhân viên đã thực hiện hành động, tức là vị trí của họ, v.v. 

Và nếu bạn phản đối hành động mà một Nhân viên của Google đã thực hiện, bạn có thể liên hệ với Bộ phận hỗ trợ của Google và hỏi thêm chi tiết về lý do hành động được bắt đầu.

Nhưng thường thì lý do Nhân viên của Google thực hiện hành động là do bạn hoặc một trong những người dùng của bạn có các đặc quyền liên quan đã khởi xướng yêu cầu. 

6. Phát hiện thư rác, phần mềm độc hại và lừa đảo

Trong G Suite, bạn và nhân viên của mình sẽ liên tục gửi và nhận tệp cũng như email. 

Vấn đề là không phải tất cả các tệp và email doanh nghiệp google sẽ an toàn. Một số email sẽ có thư rác, phần mềm độc hại và sẽ được tạo theo cách kích hoạt lừa đảo.

Đây là rủi ro và bạn có thể mất thông tin nhạy cảm cho các bên thứ ba độc hại.

Để ngăn điều này xảy ra, G Suite sử dụng trình quét dựa trên máy học nâng cao để tìm và phát hiện các tệp, email và tệp đính kèm có hại.

Theo Google, họ:

• Có tỷ lệ thành công 99,99% để xác định thư rác.

• Tự động quét tất cả các email để tìm vi-rút – và chặn các tệp có phần mở rộng độc hại như .BAT, .CMD, .EXE, .MSC, .MSI, v.v.

• Có thể xác định các trang web lừa đảo mới nhờ các mô hình máy học tiên tiến của họ, tìm kiếm các dấu hiệu nhận biết chung phổ biến ở hầu hết các trang web lừa đảo.

Và vì mọi thứ được lưu trữ (và chạy) trên đám mây nên bạn có thể chắc chắn rằng máy tính, điện thoại hoặc bất kỳ thiết bị nào mà bạn đang sử dụng G Suite trên – vẫn không có vi-rút. 

7. Chọn một khu vực cụ thể để lưu trữ dữ liệu G Suite

Một tính năng bị đánh giá rất thấp của G Suite là bạn chọn nơi lưu trữ dữ liệu gmail gsuite của mình. 

Điều này đặc biệt hữu ích nếu chính sách công ty, luật quốc gia hoặc các hình thức thực thi khác cấm bạn lưu trữ dữ liệu của chính bạn và của nhân viên trong các khu vực cụ thể.

Các ứng dụng có dữ liệu mà bạn có thể di chuyển đến các vùng khác nhau là:

• Lịch

• Lái xe

• Các hình thức

• Gmail

• Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày

• Trò chuyện Hangouts

• Trang web mới

• Các hình thức

Bạn có thể chọn lưu trữ dữ liệu của mình ở Hoa Kỳ, khắp Châu Âu hoặc toàn cầu. 

Ngoài ra, bất cứ khi nào bạn thay đổi vùng dữ liệu, dữ liệu của bạn vẫn khả dụng mà không có bất kỳ thời gian chết nào. 

8. Ngăn rò rỉ thông tin nhạy cảm trong Gmail GSuite và Drive

Trong doanh nghiệp của mình, bạn có thể xử lý dữ liệu khách hàng nhạy cảm. Ví dụ: nếu bạn điều hành một cửa hàng trực tuyến, bạn sẽ thu thập thông tin thẻ tín dụng từ khách hàng của mình. Hoặc nếu bạn điều hành một công ty du lịch, bạn có thể có một danh sách số hộ chiếu của khách hàng. 

Do đó, bạn sẽ muốn ngăn dữ liệu này bị rò rỉ ra ngoài. 

Và đó chính xác là những gì dịch vụ DLP (chống rò rỉ dữ liệu) của Google bên trong G Suite thực hiện. 

Nó quét dữ liệu mà người dùng chia sẻ bên trong gmail gsuite hoặc Google Drive – và nếu dữ liệu đó bao gồm dữ liệu nhạy cảm như số thẻ tín dụng hoặc số an sinh xã hội – sẽ chặn việc chia sẻ diễn ra.

Điều này phục vụ như một lớp bảo vệ bổ sung, đặc biệt là từ những nhân viên lừa đảo mà bạn đã cấp quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm đó.

Nhìn chung, có hơn 90 trình phát hiện thông tin được xác định trước mà bạn có thể sử dụng để ngừng chia sẻ thông tin nhạy cảm. Nhưng nếu bạn có các loại thông tin khác mà bạn muốn ngừng chia sẻ, bạn cũng có thể tạo trình phát hiện tùy chỉnh.