Tạo Địa chỉ Email Doanh nghiệp bằng Google Workspace

 

Google cung cấp các địa chỉ email doanh nghiệp chuyên nghiệp với Google Workspace (trước đây là G Suite) , bao gồm Gmail cùng với các công cụ năng suất khác như Tài liệu, Drive và Lịch dành cho doanh nghiệp.

Phương pháp này không miễn phí, nhưng nó cho phép bạn sử dụng tài khoản Gmail cho email doanh nghiệp chuyên nghiệp với tên doanh nghiệp của riêng bạn.

Mặc dù có một chi phí nhỏ, nhưng nó đi kèm với nhiều lợi thế:

• Bạn sẽ sử dụng giao diện và ứng dụng quen thuộc của Gmail để gửi và nhận email.

• Google có công nghệ vượt trội hơn hẳn để đảm bảo rằng email của bạn được gửi ngay lập tức và không bị đưa vào thư mục spam.

• Công ty lưu trữ trang web của bạn đã chia sẻ tài nguyên máy chủ. Điều này có nghĩa là họ không muốn bạn gửi quá nhiều email. Mặt khác, Gmail sẽ cho phép bạn gửi tới 2.000 email mỗi ngày.

Chúng tôi sử dụng G Suite cho địa chỉ email doanh nghiệp của chúng tôi tại WPBeginner. Nó đi kèm với tất cả các chức năng email tốt nhất mà bạn cần bao gồm bộ lọc thư rác thông minh, chuyển tiếp email có điều kiện, xác thực hai yếu tố để bảo mật và hơn thế nữa.

Như đã nói, hãy cùng xem cách thiết lập địa chỉ email doanh nghiệp bằng G Suite.

Bước 1. Đăng ký Tài khoản Google Workspace

Gói dành cho người mới bắt đầu của Google Workspace có giá $ 6 cho mỗi người dùng mỗi tháng. Nó cung cấp cho bạn quyền truy cập vào Gmail, Tài liệu, Drive, Lịch và hội nghị âm thanh / video với 30 GB bộ nhớ đám mây cho mỗi người dùng.

Bạn cũng sẽ cần một tên miền, bạn có thể mua tên miền này trong quá trình đăng ký. Nếu bạn đã có một tên miền và một trang web, thì bạn có thể sử dụng miền hiện có của mình với G Suite.

Để bắt đầu, chỉ cần truy cập trang web Google Workspace và nhấp vào nút bắt đầu.

Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu nhập tên doanh nghiệp, số lượng nhân viên và quốc gia nơi bạn đặt trụ sở. Bạn có thể chỉ chọn cho mình 1 tài khoản người dùng hoặc chọn số lượng nhân viên.

Lưu ý: Bạn sẽ bị tính phí cho mỗi tài khoản người dùng, vì vậy tốt hơn là bạn nên bắt đầu với quy mô nhỏ. Bạn luôn có thể thêm nhiều người dùng hơn khi cần thiết.

Bấm vào nút tiếp theo để tiếp tục.

Trong bước tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu nhập thông tin liên hệ cá nhân của mình bao gồm tên và địa chỉ email.

Sau đó, bạn sẽ được yêu cầu chọn một tên miền. Nếu bạn đã có tên miền, hãy nhấp vào 'Có, tôi có một tên miền mà tôi có thể sử dụng'.

Nếu bạn chưa có tên miền, hãy nhấp vào 'Không, tôi cần một tên miền' để đăng ký tên miền.

Nếu bạn cần đăng ký một tên miền mới, thì bạn sẽ bị tính phí riêng cho việc đăng ký một tên miền mới. Giá của một tên miền sẽ được hiển thị trên màn hình và thường bắt đầu từ $ 14,99.

Nếu bạn đang sử dụng một tên miền hiện có, thì bạn sẽ cần xác minh rằng bạn sở hữu tên miền đó. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện điều đó ở phần sau của bài viết này.

Sau khi chọn tên miền, bạn sẽ được yêu cầu tạo tài khoản người dùng của mình bằng cách nhập tên người dùng và mật khẩu.

Tên người dùng này cũng sẽ là địa chỉ email doanh nghiệp đầu tiên của bạn, vì vậy bạn cần chọn tên người dùng mà bạn muốn sử dụng làm địa chỉ email doanh nghiệp của mình.

Sau đó, bạn sẽ thấy thông báo thành công và nút để tiếp tục thiết lập.

Bước 2. Thiết lập Email doanh nghiệp với Google Workspace / G Suite

Trong bước này, bạn sẽ hoàn thành thiết lập G Suite bằng cách thêm người dùng và kết nối nó với trang web hoặc tên miền của bạn.

Trên màn hình thiết lập, bạn sẽ được yêu cầu thêm nhiều người hơn vào tài khoản của mình. Nếu bạn muốn tạo thêm tài khoản cho nhân viên hoặc phòng ban của mình, thì bạn có thể thực hiện điều đó tại đây.

Bạn cũng có thể chỉ cần nhấp vào 'Tôi đã thêm tất cả các địa chỉ email của người dùng' và nhấp vào nút 'Tiếp theo'.

Hãy nhớ rằng bạn luôn có thể thêm nhiều người dùng hơn vào tài khoản của mình và tạo địa chỉ email của họ sau này khi cần.

Nếu bạn đang sử dụng G Suite với một tên miền hiện có, thì bạn sẽ được yêu cầu xác minh rằng bạn sở hữu tên miền đó. Để làm điều đó, bây giờ bạn sẽ thấy một đoạn mã HTML mà bạn cần thêm vào trang web của mình.

Có nhiều cách khác để xác minh quyền sở hữu của bạn. Bạn có thể tải tệp HTML lên trang web của mình bằng ứng dụng khách FTP hoặc ứng dụng trình quản lý tệp trong trang tổng quan tài khoản lưu trữ của bạn.

Nếu bạn không có trang web, thì bạn có thể sử dụng phương pháp Bản ghi MX để xác minh quyền sở hữu tên miền của mình. Bạn sẽ thấy hướng dẫn từng bước để thực hiện điều đó khi bạn chọn phương pháp này.

Vì lợi ích của bài viết này, chúng tôi giả định rằng bạn đã có một trang web WordPress và chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thêm đoạn mã HTML xác minh trong WordPress.

Đầu tiên, hãy chuyển đến khu vực quản trị của trang web WordPress của bạn để cài đặt và kích hoạt plugin Chèn đầu trang và chân trang . Để biết thêm chi tiết, hãy xem hướng dẫn từng bước của chúng tôi về cách cài đặt plugin WordPress .

Sau khi kích hoạt, hãy chuyển đến trang Cài đặt »Chèn Đầu trang và Chân trang và dán mã HTML bạn đã sao chép từ G Suite vào phần 'Tập lệnh trong Đầu trang'.

Đừng quên nhấp vào nút 'Lưu' để lưu trữ cài đặt của bạn.

Bây giờ, hãy quay lại màn hình thiết lập G Suite của bạn và nhấp vào hộp kiểm có nội dung 'Tôi đã thêm thẻ meta vào trang chủ của mình'.

Sau đó, bạn sẽ được yêu cầu nhập các mục bản ghi MX cho tên miền của mình. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện điều đó trong bước tiếp theo.

Bước 3. Thêm bản ghi MX tên miền

Lưu ý: Phần này dành cho người dùng có tên miền và trang web hiện có. Nếu bạn đã đăng ký một tên miền mới qua Google, thì bạn không cần phải đọc phần này.

Tên miền cho các máy chủ internet biết nơi tìm kiếm thông tin. Vì tên miền của bạn chưa được đăng ký với Google, nên email của bạn sẽ đến được tên miền của bạn, nhưng không đến được máy chủ của Google.

Bạn sẽ cần thiết lập các bản ghi MX phù hợp trên cài đặt tên miền của mình để máy chủ của Google có thể gửi và nhận email cho doanh nghiệp của bạn.

Để làm điều đó, bạn sẽ cần đăng nhập vào tài khoản lưu trữ web hoặc tài khoản đăng ký tên miền của mình.

Chúng tôi đã tạo một hướng dẫn chi tiết bao gồm cách thay đổi bản ghi MX cho trang web của bạn, bao gồm tất cả các tổ chức đăng ký tên miền.

Đối với hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thêm bản ghi MX trong Mắt Bão, nhưng các cài đặt cơ bản là giống nhau trên tất cả các máy chủ và công ty đăng ký tên miền. Về cơ bản, bạn sẽ tìm kiếm cài đặt DNS dưới tên miền của mình.

Đăng nhập vào bảng điều khiển lưu trữ Bluehost của bạn và nhấp vào tab 'Tên miền'. Sau đó, nhấp vào nút 'Quản lý' bên cạnh tên miền của bạn.

Trên trang tiếp theo, nhấp vào tab 'DNS'. Bluehost bây giờ sẽ mở trình chỉnh sửa vùng DNS của bạn.

Bạn cần chuyển về màn hình thiết lập G Suite và chọn hộp có nội dung 'Tôi đã mở bảng điều khiển tên miền của mình'.

Bây giờ nó sẽ hiển thị cho bạn các bản ghi MX mà bạn cần nhập. Bạn cũng sẽ thấy một liên kết đến tài liệu hướng dẫn bạn cách thêm các bản ghi này vào hàng chục nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ và tên miền.

Đây là cách bạn sẽ thêm thông tin này vào cài đặt DNS Bluehost của mình:

Nhấp vào nút 'Thêm Bản ghi' để lưu nó. Sau đó, lặp lại quy trình để thêm tất cả năm dòng dưới dạng bản ghi MX.

Sau khi hoàn tất, hãy quay lại thiết lập G Suite và chọn hộp bên cạnh 'Tôi đã tạo bản ghi MX mới'.

Bạn sẽ được yêu cầu xóa mọi bản ghi MX hiện có vẫn đang trỏ đến công ty đăng ký tên miền hoặc công ty lưu trữ trang web của bạn.

Để thực hiện việc này, bạn cần chuyển về trình chỉnh sửa vùng DNS của mình và cuộn xuống phần bản ghi MX. Bạn sẽ thấy các bản ghi MX mà bạn đã tạo trước đó cùng với một bản ghi MX cũ hơn vẫn đang trỏ đến trang web của bạn.

Nhấp vào nút xóa bên cạnh bản ghi MX cũ để xóa nó.

Sau đó, quay lại màn hình thiết lập G Suite và chọn hộp có nội dung 'Tôi đã xóa các bản ghi MX hiện có'.

Bây giờ bạn sẽ được yêu cầu lưu các bản ghi MX của mình. Đối với một số nhà cung cấp, sau khi bạn thêm bản ghi MX, chúng đã được lưu, đối với những nhà cung cấp khác, bạn có thể cần lưu bản ghi MX theo cách thủ công.

Sau khi bạn đã lưu bản ghi MX, hãy chọn hộp có nội dung 'Tôi đã lưu bản ghi MX' trong thiết lập G Suite.

Sau đó, bạn cần nhấp vào nút 'Xác minh miền và email thiết lập' để thoát khỏi trình hướng dẫn thiết lập.

Bước 4. Quản lý email trong G Suite

G Suite giúp bạn quản lý tài khoản email của mình một cách cực kỳ dễ dàng. Bạn chỉ cần truy cập trang web Gmail để kiểm tra hộp thư đến của mình hoặc sử dụng các ứng dụng Gmail chính thức trên điện thoại của bạn để gửi và nhận email mới.

Bạn sẽ cần đăng nhập bằng địa chỉ email doanh nghiệp làm tên người dùng của mình.

Để tạo thêm địa chỉ email doanh nghiệp, chỉ cần truy cập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên G Suite . Từ đây, bạn có thể thêm người dùng mới, tăng dung lượng lưu trữ email trên tài khoản thư, thanh toán và điều chỉnh cài đặt tài khoản G Suite của mình.

Câu hỏi thường gặp về địa chỉ email doanh nghiệp

Sau đây là một số câu hỏi thường gặp nhất của người dùng liên quan đến địa chỉ email doanh nghiệp và cách sử dụng chúng.

1. Tôi có thể tạo miễn phí nhiều địa chỉ email tùy chỉnh hơn cho doanh nghiệp của mình không?

Nếu bạn đang sử dụng Mắt Bão, thì có, bạn có thể tiếp tục và tạo thêm tài khoản email miễn phí (Bạn nhận được 5 tài khoản email với các tài khoản cơ bản và không giới hạn với các gói dịch vụ lưu trữ cộng và lựa chọn).

Nếu đang sử dụng G Suite, bạn có thể tạo bí danh email, đây là những địa chỉ riêng biệt cho cùng một tài khoản email. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thêm một tài khoản email khác hoặc một nhân viên mới, thì bạn sẽ bị tính phí dựa trên gói của mình.

2. Tôi có thể tạo email doanh nghiệp miễn phí mà không cần tên miền không?

Không, bạn không thể tạo tài khoản email doanh nghiệp miễn phí mà không có miền email . Bạn có thể tạo một tài khoản email miễn phí với Gmail hoặc Hotmail, nhưng nó sẽ không sử dụng tên doanh nghiệp của bạn, do đó, nó sẽ không được khách hàng và các doanh nghiệp khác coi là địa chỉ email doanh nghiệp.

3. Tôi có thể sử dụng các ứng dụng email trên máy tính để bàn và điện thoại di động với địa chỉ email có nhãn hiệu tùy chỉnh của mình không?

Có, bạn có thể sử dụng địa chỉ email doanh nghiệp của mình với bất kỳ ứng dụng email trên máy tính để bàn hoặc thiết bị di động nào bao gồm Microsoft outlook, Thunderbird, Airmail, v.v.

Hầu hết các ứng dụng này có thể tự động tìm ra cài đặt thư. Bạn cũng có thể tải các cài đặt này từ tài liệu Mắt Bão hoặc G Suite.

4. Tôi có thể chuyển tài khoản email doanh nghiệp miễn phí của mình sang nhà cung cấp khác nếu cần không?

Có, bạn có thể chuyển sang bất kỳ dịch vụ email, lưu trữ trang web hoặc công ty đăng ký tên miền nào khác và mang theo địa chỉ email doanh nghiệp của bạn. Ngoài Google Workspace, còn có các nhà cung cấp địa chỉ email chuyên nghiệp khác như Microsoft Office 365 , Zoho mail, ProtonMail, Titan, v.v.

5. Một số ví dụ về địa chỉ email doanh nghiệp mà tôi nên sử dụng là gì?

Nó phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn. Ví dụ:

• Bạn có thể tạo một email có thương hiệu tùy chỉnh cho chính mình hoặc cho từng nhân viên như: john@stargardening.com

• Bạn có thể thiết lập tài khoản email doanh nghiệp cho các bộ phận như bán hàng, hỗ trợ, nhân sự, v.v. sales@stargardening.com

6. Tôi có thể tạo địa chỉ email doanh nghiệp miễn phí mà không cần tạo trang web không?

Có, bạn có thể. Tuy nhiên, bạn vẫn cần phải trả tiền cho dịch vụ lưu trữ trang web vì bạn nhận được dịch vụ email và tên miền miễn phí với gói lưu trữ của mình.

Khi bạn đã đăng ký, bạn có thể chọn một miền và sau đó chỉ cần tạo địa chỉ email của mình.

7. Tôi có thể sử dụng địa chỉ email doanh nghiệp của mình để gửi hàng loạt email từ trang web của mình không?

Có, chúng tôi luôn khuyên bạn nên gửi thông báo email trên trang web của mình bằng SMTP để đảm bảo khả năng gửi email tốt nhất.

Đối với các trang web nhỏ hơn và cửa hàng trực tuyến , bạn có thể sử dụng máy chủ SMTP của Gmail để cung cấp năng lượng cho email trang web của mình.

Tuy nhiên, đối với các trang web lớn hơn, bạn sẽ vượt quá giới hạn SMTP của nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email của mình. Trong trường hợp đó, bạn sẽ cần dịch vụ SMTP của bên thứ ba với thời gian hoạt động đáng tin cậy.

Đối với các tính năng tiếp thị qua email hàng loạt nâng cao, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng dịch vụ tiếp thị qua email phù hợp cùng với địa chỉ email doanh nghiệp của mình, để bạn có thể thiết lập các tính năng như trả lời tự động, tự động hóa tiếp thị, v.v.

Đó là tất cả, Mắt Bão hy vọng bài viết này đã giúp bạn tìm hiểu cách tạo địa chỉ email doanh nghiệp miễn phí hoặc tạo địa chỉ doanh nghiệp chuyên nghiệp với G Suite.